В УКК отражаются основные характеристики трансформатора, сведения о перестановках с объекта на объект, а также об отказах в работе, испытаниях и ремонтах. В УКК вкладываются названные выше ремонтные документы и протоколы приемо-сдаточных, послеремонтных и межремонтных испытаний, в том числе протоколы испытаний комплектующих частей, вводов, устройств РПН, встроенных трансформаторов тока и др. Сюда же вкладываются про юколы сушки трансформатора при монтаже или ремонте, акты приемки, протоколы испытания масла, акты расследования случаев повреждения трансформатора.
Учет работы устройства РПН (число переключений за месяц и за год) ведется оперативным персоналом в специальной ведомости, а используются эти данные для определения необходимости вывода переключателя в очередной ремонт.
Наряду с УКК трансформатора целесообразно вести отдельные технические паспорта на вспомогательные устройства пожаротушения, вентиляции, охлаждения. Следует также вести журнал наблюдений за фундаментом трансформатора, отражая в нем результаты измерений осадки, дефекты и ремонтные работы.
К эксплуатационной документации относится также и оперативная документация, находящаяся непосредственно у оперативного (сменного) персонала.
Это, прежде всего, оперативный журнал, в котором отражаются все действия оперативного персонала по обслуживанию трансформатора: изменения в первичной и вторичной схемах коммутации, изменения режима его работы, основные сведения об отказах, авариях, ремонтах, осмотрах и т. п.
Записи в оперативном журнале производятся по мере совершения тех или иных событий с указанием даты, а при получении распоряжения или передаче сообщения указываются фамилия и должность лица, давшего распоряжение или принявшего сообщение.
Помимо оперативного журнала изменения в схеме первичных соединений условными знаками отражаются в суточной схеме, которая ведется в течение смены, приемка и сдача смены оформляются подписями как в оперативном журнале, так и на суточной схеме.